定額制作作業代行サービス アウトワーク

作業効率が悪くてプロジェクトが予定通りに進まない！部下に頼んだ内容が思った通りに出来ていない。そのような経験をしたことはありませんか？

今回は、プロジェクトを進める上で、進捗が悪くなってしまう理由と、プロジェクトの進捗をあげたいときに実践して欲しい方法を詳しく紹介します！

• プロジェクト計画がコロナのせいで計画通り行かない
• スタッフと危機意識に温度差がある
• テレワーク等でコミュニケーションがとりにくい
• そもそもチームビルディングができていない

などが挙げられます。これらはプロジェクトを進める過程で、進捗が芳しくない要因の一部です。1つは当てはまるものがあるのではないでしょうか。それでは、これらの問題点を解決するための対処法を紹介していきます！

プロジェクトを管理するには，それを構成するタスクの管理が必須です。

今のプロジェクトのタスク管理は、抜け目がなく部下の仕事を完璧に管理できている、と胸を張って言えるでしょうか。プロジェクトリーダーのような全体を管理する立場の方にとっては、それぞれのタスクの振り分け、進捗状況の確認が非常に大切です。エクセルやスケジュール表で進捗を管理するのも良いですが、タスク管理ツールを使うと、より簡単に正確にタスクを管理することができます。

ここでは、タスク管理ツールの一つである「Backlog」を基にどのような機能があるかを紹介します。

backlog：　https://backlog.com/ja/

• ガントチャートで各作業の進捗を見える化
• 担当者、期限の明確化
• ファイル共有
• 個人のメモ議事録を文書で管理
• お知らせ機能で素早いレスポンス

ここでは「Backlog」に搭載されている機能を紹介しましたが、タスク管理ツールの多くは以上の機能を兼ね備えています。それぞれ特徴があるので、プロジェクト合ったツールを無料お試しプランなどを利用しながら検討しましょう。

テレワークなどの環境下では，作業の効率化において部下のマインドセットを高めることは非常に重要です。

場合によっては，『一度もその部下と会ったことがない！』などということがあるかも知れません。そうなると，なおさら部下のマインドセットは気になるところ。

ところで，マインドセットとは、これまでの経験や先入観から作られる思考パターンのことで、簡単にいうと「無意識の思考のクセ」です。部下のマインドセットをポジティブにし、プロジェクトの成功と実現に向かわせてあげることで、部下の意識が変化し、仕事の効率化が期待できます。また、部下の性格や能力、クセなどを理解しておくことで、細かな思考の変化に気づくことができ、サポートすることができます。

マインドセットを変えるには？

• マインドセットについて知る
• 自分のマインドセットを理解する
• 必要なマインドセットを身につける

マインドセットをいきなり変化させてあげることは難しいかもしれませんが、毎日の小さな積み重ねから、少しずつ気持ちを変化させることができます。毎日一つでも、部下の良いところや努力していることを認めてあげたり、声をかけてあげることから初めてみるのも良いかもしれませんね。

また，プロジェクト進行において，チームビルディングがされていないと上手く機能しないということも珍しくありません。そのような場合は、こちらの記事をご覧ください。

〜今だからこそ！オンラインチームビルディングとは？〜　https://outwork.jp/blog/team-building

「マネジメントスキル」という言葉を耳にしたことがあるのではないでしょうか。

この「マネジメントスキル」はプロジェクトを管理し、進めるにあたってとても重要なスキルです。マネジメントスキルがないと、計画通りにプロジェクトが進まなかったり、コストオーバーになってしまうなんてこともあります

最近では、コロナでリモートワークが強いられ、そのままリモートワークが定着しつつある現在。

オンライン上でプロジェクトを進行しなければいけなくなってしまった時は、オンライン上でのマネジメントスキルを身に付けましょう。

オンラインで必要なマネジメントスキル

・オンライン会議でのファシリテーション力

オンライン会議は、実際の会議よりも発言しにくい状況にあります。そのため、限られた時間で実のある会議にするには、ファシリテーターの力が求められます。会議を有意義な時間にするために、全員が意見を言える時間を設ける、会議前に意見を提出してもらうなど、工夫してオンライン会議を進めなければなりません。

・プロジェクト管理ツールを使いこなす力

先ほどご紹介した通り、プロジェクト管理ツールには様々な機能が備わっています。しかし、どんなに素晴らしい機能が備わっていても、活用できていなかったら意味がありません。自分たちのプロジェクトを進めていく上で、必要な機能を抽出して活用できるようにしましょう。

・全体の危機察知能力

オンラインでは、実際に同じ空間でプロジェクトを進行することができないため、プロジェクト進行の妨げになるような障壁に気づくことが難しいです。そのため、プロジェクトマネージャーには、全体をよく管理して早急に危機を察知し、対処する能力が求められます。

現在部下に振り分けている仕事に着目してみてください。部下の仕事は適材適所になっているでしょうか。人にはそれぞれ得意な能力と、不得意な能力が存在しています。部下のレベルはみんな同じくらいかと決めつけ、何も考えずに不得意な業務を振ってしまっている状態ですと、作業効率の低下を招いてしまいます。

もちろん、部下の教育は必要なことですので、得意業務だけ伸ばすのではなく、不得意業務を与えて伸ばしていかなければなりません。しかし、プロジェクトのスケジュール通りに進んでいない状態であれば、この業務を誰に振ったら一番早いか、この作業はパートさんに任せよう、ということなどを検討してみましょう。

再割り当てのポイント

• 各々が出来る仕事の量を把握する
• 各々の適性を知る
• 各々の性格や癖を知る

作業代行サービスとは資料作成から、データ化、会社サイトの運用まで、幅広い作業を代行してくれるサービスのことです。webのプロが作業を代行してくれるため、作業スピードは格段に上がり、作業の効率化が狙えます。プロジェクトリーダーの仕事は自分の本来の業務をはじめ、全体の作業把握まで、多岐に渡ります。定額制のサービスを取り入れれば、月に何度でも依頼でき、ピンチヒッターのような役割をになってくれます。

代行作業サービスはたくさんあるので、それぞれの特徴を把握した上で、どのサービスにするのかを決めることが大切です。

作業代行サービスの選び方

・納期は何日か

依頼を受けてから、2営業日後・3営業日後などサービスによって納期が異なるので確認しましょう。

・担当者は同じか

担当者が毎回同じだと、徐々に仕事内容に慣れてきて作業効率がUPします。また、定型作業を頼む場合は、一度説明してしまえば任せることができます。

・作業代行してくれる業務はどんなものがあるか

代行サービスによって、代行カバー範囲は大きく異なります。自社サイトの更新やECサイトの更新をメインとしたweb関連の代行サービス、パワーポイントなどの資料を見やすく作り変えてくれる資料作成代行サービス、データ入力や名刺の管理などをメインとした事務作業代行サービスなど多種多様です。また、これら全てをカバーしたサービスもあるため、自社に合った代行サービスを選択しましょう。

まとめ

• プロジェクト管理はタスク管理ツールを導入してタスクを一括管理する
• 部下のマインドセットを行い、成功イメージを想像させてやる気をあげる
• オンラインでのマネジメントスキルを向上させる
• 部下のリソースの割当てを見直す
• 作業代行サービスで効率よく仕事を回す

いかがだったでしょうか。プロジェクトマネジメントは非常に難しく、多角的な視点やプロジェクトメンバーとのコミュニケーションが必要不可欠です。皆様のプロジェクトの進捗に少しでもお力添えできたら嬉しいです。