定額制作作業代行サービス アウトワーク

絶対にプロジェクトを成功させたい！プロジェクトを初めて任されたけど、何に気を付ければ良いの？そんなお悩みをお持ちの方におすすめの、新規プロジェクト成功の秘訣をご紹介します。

プロジェクトは何を基準にして成功とされるのでしょうか。イギリスの戦略的マネジメント管理の教授である、Darren Dalcher教授はプロジェクト成功のレベルを以下の4段階に分けて定義しています。

レベル1：納期・コスト・品質（スコープ）が守れること

レベル2：プロジェクトの成果物に価値が認められること

レベル3：プロジェクトがビジネスの成功をもたらすこと

レベル4：プロジェクトが将来への可能性を生み出すこと

普通、プロジェクトの成功はレベル1から階層的に捉えられます。しかし各プロジェクトによって成功の定義が異なるのもまた事実です。「クライアントがいるから、納期・コスト・品質は絶対に守らなければならない。」「どんな手を使ってもビジネスの成功が第一だ。」などと、成功の捉え方は様々です。自分たちのプロジェクトの最終目標は何なのか、何を持って成功とするのか、プロジェクトに取りかかる前にしっかりと確認しておきましょう。

（引用＝英Middlesex大学Darren Dalcher教授の"The Success School in Practice"）

リソース（resource）とは、資産や資源という意味です。使われる場面によって意味合いが異なり、ヒューマンリソース（人的リソース）や経営リソースなどがあります。

ほとんどのプロジェクトでは、決められた予算・納期・コストを守ることは前提条件です。これらを達成するためには、リソースを確保することが必要になります。どれだけ完璧なプロジェクトスケジュールを練ったとしても、それに見合ったリソースが不足していればスケジュール通りの進捗は狙えません。

一般的にリソースとは自社内の資源を指します。一方で、社外のリソースについては外部リソースと言います。プロジェクトを進める際に、金銭的なリソースはあるが、人的なリソースが足りない場合には、外部に作業を委託する方法もあります。手間や時間がかかる業務、技術的な知識を要する業務などを外部に委託することによって、プロジェクトマネジメントなどのコア業務に集中することができます。

一元管理とは情報を1箇所に集め、管理・情報を効率的に活用できる状態にすることを言います。

プロジェクトリーダーの仕事は、プロジェクトメンバーへのタスクの振り分けや、進捗・情報・作成資料の管理、上層部への報告など多岐に渡ります。一元管理せずに、別々の場所やツールで管理すると、データの重複や不一致、必要な情報をすぐに取り出すことができない、進捗が分かりにくいなどといった問題が生じます。情報を一元管理することにより、先に述べたような問題がなくなり、それにかける時間も減らすことができるので、作業の効率をあげることができます。

リスクマネジメントとはプロジェクトを実施する上で生じるリスクを事前に対処する、もしくは、生じたリスクを最低限に抑える一連のプロセスのことを指します。

リスクマネジメントのプロセスは、リスクの発見（特定）、リスクの分析、リスクの評価、リスクの対応の4つの段階があります。

　リスクの発見のプロセスでは、とにかくたくさんのリスクを洗い出すことを目標に、ブレーンストーミングなどを実施します。どんなに小さなリスクでも、余すことなく網羅的にカバーすることが大切です。リスクの分析では、先ほど挙げたリスクを一つ一つ分析します。「影響力の大きさ」と「発生率の高さ」を基準に比較していきます。リスクの評価では、リスク分析の結果から最も影響力の大きく、発生率の高いものから順に並べていくことによって、プロジェクトメンバー内で共通認識として、簡単に共有することができます。最後に、リスク対応のプロセスでは、優先度が高いものから順に対応策を考えていきます。実際にそのリスクが発生した際に、すぐに対処できるように具体性を持って考えることがポイントです。

コミュニケーションはプロジェクトを成功へと導くために最も必要なスキルだと言えます。

プロジェクトリーダーが一人一人に合わせて適切な言葉をかけてあげることによって、ポジティブな気持ちになり、プロジェクト内の士気をあげることができます。また、進捗が芳しくない作業があった際に、気軽に助けを求めることができたり、声をかけられる空気を作ることによって、作業の遅れやメンバーのストレスも軽減することができます。

まとめ

プロジェクト成功の秘訣とは、

1. 外部リソースを視野に入れたリソースの確保
2. 情報を一箇所に集めて管理する一元管理
3. リスクマネジメントの徹底
4. 周囲との積極的なコミュニケーションと空気作り

いかがだったでしょうか。プロジェクトリーダーとして、困難に直面する場面はたくさんあると思います。しかし、プロジェクトを成功に導けた際の達成感とスキルは一生の宝物です。皆様のプロジェクト遂行に少しでもお力添えできましたら幸いです。