はじめに
新型コロナウイルスの影響でテレワークの導入企業は全体の6割を超えました。総務省が発表した令和元年版の「情報通信白書」によると、2019年の企業におけるテレワーク導入率は19.1%でした。このことから、新型コロナウイルスで早急にテレワークを導入した企業が多いことがわかります。テレワークを実施する環境が整っていなかったり、適応するのに時間がかかってしまったりと、テレワークを導入することによって問題が数多く生じていることも事実です。
プロジェクト管理は、気にかけなければならないことがたくさんある難しい業務です。大きいプロジェクトであればあるほど、プレッシャーもかかります。そんな中、テレワーク化してしまっては、さらに考慮すべきことが増えてしまいます。
今回は、プロジェクト進行中に、テレワーク化で発生する問題を紹介していきます。
（出典：https://www.itmedia.co.jp/business/articles/2003/27/news047.html）
1, プロジェクトの成功に必要なものとは？
まず、プロジェクトを成功させるために必要なことは以下の通りです。
- 周囲とのコミュニケーション
- リソースの確保
- リスクマネジメントの徹底
- 正確なスケジューリング
プロジェクト達成のために必要なことは、上記以外にもたくさんありますが、上記の項目が一つでも不足してしまうと、プロジェクトの達成は難しくなってしまいます。プロジェクトメンバー間におけるコミュニケーションは、アイデア出しや、会議、進捗確認など、なくてはならないものです。また、正確なスケジュールや、リスクマネジメント の徹底を行っても、作業を行う人員やスキルなどのリソースが不足してしまっていたら達成できなくなってしまいます。
2, プロジェクト進行中に、テレワークで発生する問題点と解決策
(1) 意思疎通が困難になってしまう
プロジェクトの達成には、メンバー同士のコミュニケーションが必要不可欠です。オフィスでの仕事の際は、疑問点や確認事項が生じた場合、すぐに確認できます。しかし、オンラインではオンライン会議ツールやチャット機能が充実していたとしても、中々うまくいきません。チャット上で質問することが難しい質問であったり、オンラインでわざわざ上司へ聞くことに抵抗感を持ってしまう人がいるからです。
気軽に意思疎通ができない状況ですと、作業の進捗具合なども把握することが難しくなってきます。「あのデータはどこにあったかな？」「これは誰にお願いしてたんだっけ？」そのような時、オフィスにいればすぐに確認できますが、テレワーク中では、電話かチャットで一々確認しなければいけません。そのため、プロジェクトの管理を現在よりも慎重に行う必要があるでしょう。
解決策は？
タスク管理ツールを導入しましょう。
タスク管理ツールを使用することによって、情報の一元管理が可能になります。タスク管理ツールには各作業の進捗状況が分かるガントチャートや、担当者や責任者、期日を設けられる機能、ファイル共有ができる機能など、プロジェクト管理に役立つ機能がたくさんあります。タスク管理ツールを活用して、情報の一元管理を行い、プロジェクト管理を円滑に行いましょう。
(2) テレワークで部下のモチベーションが低下する
在宅勤務では、周囲の目がないことにより、気持ちが緩みがちになってしまいます。自宅での勤務になるため、リラックスして作業できるというメリットがある反面、プライベートと仕事の切り換えが難しいとデメリットに感じてしまう人がいることも確かです。
プロジェクトメンバーともコミュニケーションが取れなくなってしまうため、プロジェクトに対する思いや、情熱が失われてしまいます。そうなってしまうと、作業スピードは無意識のうちに下がってしまい、作業効率も下がり、当初の予定から大幅にズレてしまう恐れがあります。常日頃以上に、プロジェクトメンバーへの声かけとモチベーション維持が必要になります。
解決策は？
一日一回は、オンライン会議でプロジェクトメンバーとコミュニケーションをとるようにしましょう。
会社や部署ごとの朝礼終了時にミーティングを行うなど、毎日決まった時間に行うと習慣化することが出来ます。プロジェクトメンバーと常日頃からプロジェクトに関することや、思いを共有することによって、モチベーションを保つことが出来るでしょう。さらに、週に一回はプロジェクトメンバーでテレビ電話をしながら、一緒にランチを食べてみましょう。リラックスして雰囲気で、近況報告や会話を楽しむことが出来ます。
最後に
いかがだったでしょうか。新型コロナウイルスで急なテレワークを強いられ、慣れないこともたくさんあると思います。作業効率が思ったよりも下がってしまった場合や、社内だけでは改善が見込まれない場合は、制作代行サービスなどのアウトソーシングを導入してみるというのも一つの手です。業務を社外にアウトソースすることで、自社内でリソースが生まれ、リソース不足を解消することが出来るでしょう。