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プレゼン資料が作れない!リソース不足でも作るには?

  • 豆知識

1. はじめに

突然ですが、皆さんはプレゼン資料を作ったことがありますか?

この質問に対して、おそらくほとんどの人が「作ったことがある」と回答すると思います。社内でプレゼンをする機会は、新規事業の提案、企画立案、プロジェクトの進捗説明など多岐に渡ります。常日頃から襲いくるプレゼンの影。皆さんはどのくらいの時間をプレゼン準備にかけられていますか?今回は、プレゼン資料の大切さと作り方について紹介します。

2. プレゼンは資料で9割決まる

プレゼンテーションとは提示、説明、表現という意味で、自分の考えを他者が理解しやすいように、目に見える形で示すことです。よって、プレゼン資料を作成する際には、見やすくて分かりやすい、相手の心に響く構成とデザインを心がける必要があります。また、プレゼン資料がしっかりと作られていれば、プレゼン本番はプレゼン資料通りの流れで話せば良いだけなので、緊張も軽減することができます。

3. プレゼン資料作成で大切にすべき3つのポイントとは?

[1] いきなりパソコンに向かわない

いきなりパソコンに向かって資料を作り始めてしまうと、プレゼンの一貫性がなくなり、何が言いたいのか分からないプレゼンが出来上がってしまいます。迷路の中に地図を持たず、闇雲に入っていくようなものです。ですから、最初にこのプレゼンは、何を・誰に・何の目的で行うのかを明確にし、どのような順序立てをして相手に伝えていくのかを意識して考えましょう。

[2] できるだけ「シンプルに」書くことを意識

スライドは読ませるものではありません。スライド内の文字数はできるだけ少なくすることを意識しましょう。また、配色についてもあまりたくさんの色を使わずに「ポジティブな内容は青」「ネガティブな内容は赤」で統一しましょう。また、1スライドにたくさんの情報が盛り込まれていると、結局何が言いたいのか分からなくなってしまうため、1スライド1メッセージ徹底しましょう。さらに、通常文で使用するフォントはMSPゴシック、キーメッセージはHGP創英角ゴシックUBを使うとより見やすいものになります。見た瞬間に分かるスライドを目指しましょう。

[3] 現状報告(課題と要因)→提案(解決策と効果)の「ロジカル」な順序立てを!

例として、社内課題に対するプレゼンの大まかな流れを説明します。表紙や目次の次に本編に入ります。まず最初に現状報告として「どんな課題があるか」「その課題が生じる原因は何なのか」を明確にします。その後、提案として「その原因を解決する解決策」と「実施した結果、得られる効果」を表します。その後に、概要スライドや事業実施の必要なコストのスライドを載せます。このような流れにすることで、聞き手はすんなりと課題に対する解決策を理解することができるのです。

(引用=プレゼンの資料作成術 社内/社外)

4. でもやっぱりリソースが足りない

「プレゼン資料の重要性は分かったけど、どうしても手が回らない、、。」「内容は考えられるけど、細かい所まで気を遣う余裕がない、、」「社内で資料作成を頼める人がいない、、」そんなリソース不足を抱えていらっしゃる方やプレゼン資料作成に対して、強烈な苦手意識をお持ちの方はぜひ、社外に頼んでみるという選択を考えてみませんか?

5. そんな時は制作代行サービスへ

制作作業代行サービス「Outwork」では、文字だらけのプレゼン資料を見やすく、分かりやすく作り直してくれます。直して欲しいパワーポイントそのまま送っても直してくれますし、文章のみ送っても、内容がしっかり分かるようになっていれば、綺麗で見やすいプレゼン資料をプロが作りかえてくれます。また、Outworkでは月額制の依頼し放題を採用しているため、月に何度もプレゼンの場面が来ても安心です。

プレゼン資料以外にも、ホームページの更新やECサイトの更新、営業資料作成、バナー制作、データ入力作業、ランディングページの作成など多岐にわたる作業の代行を承っています。「今月はちょっと忙しいかも」「担当者が休みだ」そんな時に依頼していただくと便利です。また、お客様ごとに専用のディレクターが担当するため、業務形態に慣れてくればより早い作業効率で代行できるようになります。

6. 終わりに

いかがだったでしょうか。分かりやすいプレゼン資料を作ることは、こちらの提案を相手により伝わりやすくしてくれます。リソースが足りないとき、コア業務に集中したいときは、制作作業代行サービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。