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事務職必見!業務効率化させるために大事な3つのポイント

  • 豆知識

事務作業は企業ごとにだいたいの作業フローが決まっていますが、情報が散らばっていたり、やり方が人によって違うということがままあるかと思います。
そうなると作業に無駄な時間が発生してしまったり、作業内容に齟齬が発生してしまう可能性があります。

 

残業時間を減らしたい、業務を効率化させたいとお考えでしたら今回紹介する3つのポイントについて社内で検討してみてはいかがでしょうか。

その1 作業フローのマニュアル化(ルール化)

その人にしか出来ない業務(属人的な業務)が社内に発生していませんか?
業務の効率化を行うためにまず作業ごとにマニュアル(ルール)を作る事が有効と考えます。

 

実際に事務作業を行っている方からお聞きしたのですが、例えば支払や入金などの資金の管理を行う際、管理するためのエクセルファイルや管理ツールが複数あり、それを都度まとめながら情報に抜けがないように気を遣っているそうです
しかし、時々締日間近で内容に抜けがあることに気付いたりするそうで、ルールが明確に無いため自分で漏れが無いか何回も確認を行ったり、自己流のため作業フローが時折変わるなどして時間がかかっているそうです。

 

また、他の担当者に業務を引き継ぐ際も自分で内容を把握していても、引継ぎ内容に齟齬や伝え忘れが発生してしまう可能性があり、その人の能力に大きく依存してしまっているのも問題だそうです。

 

こういった問題を解決するためにマニュアル(ルール)の作成をお勧めしております。
社内の作業フローをマニュアルにまとめることで、作業フローの均一化や漏れを防ぐことができ、引継ぎ時もマニュアルを共有することで説明の時間を短縮することが出来ます。

 

マニュアル作成を行うには

例えばパソコンで入金確認を行う業務フローをマニュアルにする場合、画面のキャプチャを行ってそれをWordなどに貼り付けて説明文を書くといった形になるかと思います。

 

これを各作業毎行ってマニュアルを作っていると、一つ作るだけでもかなり時間がかかってしまいます。
文字のみのマニュアルですと制作時間も短く済みますが、文字だけですとどうしても認識の齟齬が発生してしまいます。

 

マニュアル作成で時間をなるべく使わないために弊社でも活用しているマニュアル作成ツールがございます。

iTutorはパソコン上のマニュアルにしたい内容を実際にパソコンでその作業を行うだけで、自動でキャプチャ・説明文をつけてくれるので、マニュアルの制作時間が大きく削減できます。

 

見直しを行うタイミングを設ける

また、マニュアルやルールを作ったからこれでOK!というわけではなく、半年か1年に一回作成したマニュアル・ルールを定期的に見直す機会を設けてください。

 

日にちが経つと、決めたルールが古くなってしまっていたり、決めたルールよりも効率的な方法・アイデアを思いつくかもしれません。
なので、作ったものを定期的に見直すタイミングを設けていただければと思います。

その2 情報の整理

事務作業を行う際、どこに必要な資料・データがあるか分かっていないと、まず探すことから作業が始まってしまいます。
そうならないためにも情報の整理整頓を常に行い、どの情報がどこにあるのか把握しておくことが効率化につながります。

 

整頓を行うにあたり、今回PC上のデータの整理を例に、他の整理整頓にも活用いただければと思います。

 

PC上での情報の整理

パソコン上のデータをまとめる際、「フォルダ分け」と「命名ルール」が重要になります。

 

まずフォルダ分けは細分化をしていくことがポイントです。

例えばお客様の情報を管理する際、初めに「お客様情報」のようなフォルダを作ります。
次にその中にお客様毎のフォルダを作成し、さらにその下に大まかなカテゴリのフォルダを作成します。

そうしましたら、そのカテゴリ内に実際にもらったファイル、制作したファイルを入れるためのイベント・項目毎にフォルダを作成して、そこにファイルが入るという構造になります。

このフォルダ分けの構造を作る作業は時間がかかり大変だと思います。
ですが、このように作成すると階層ごとに段階を追って情報を絞り込んでいく形になるので、スムーズに情報を探すことが出来ます。

 

そしてこの構造の利便性を上げるため命名ルールを決めることが2つ目のポイントになります。

フォルダやファイルの命名をする際、いつ何を行ったということが分かるようにすること、またいちいちファイルを開いてどんな情報か確認ことなく内容を把握できるようにすることが時間短縮に繋がります。

 

例えば「20180814_お客様の声」といったフォルダを作成すると、2018年8月14日にお客様からいただいたお客様の声ファイルということが名前を見て把握することが出来ます。

 

当たり前のことに思う方もいらっしゃるかと思います。
ですが、このようにいつ何をおこなったかをフォルダまたはファイルに記載しておくと、例えば数年前に作成したファイルを探そうとした時に、いつ頃作成したファイルなのかどんなファイルだったかどちらかだけでも分かれば探し当てることが出来ます。
また、フォルダの検索機能でもヒットさせることが出来ますので、情報を探す時間を大幅に短縮できます。

 

その3 工数の管理を行う

日々の業務について、何を行って時間がどのくらいかかったのかをメモを行い、俯瞰的に自分の日々の動きをチェックする仕組みを設けることが業務の効率化に繋がると考えます。

 

自分が日々の業務の中でどのように動いているのか、どの業務に時間がかかっているのかを確認することで、「○○の作業に時間がかかっているな。ここの手順を見直してみよう」と作業時間の短縮する糸口をつかむことが出来ますので、まずは一週間エクセルやメモ帳、手書きでも結構ですので実践してみてください。

 

また、日々このチェックを続けていくことで、例えば今まで30分かかっていた作業が20分になった等、効率化出来たことが目に見えて実感ができるのでお勧めしております。

 

日々の振り返りを行い、それを良いことも悪いことも反省して次に生かすことが出来れば少しずつ業務の効率化につながっていきます。

 

まとめ

日々の事務作業の効率化・時間短縮を行うことで、今よりも多くの業務が行えたり、残業を減らすことができます。
時間は無限にあるわけではありません。
活用できるものは積極的に活用し、業務効率化を図っていただければと思います。

 

業務効率化を行う上で、社内で対応するには費用対効果が悪いが必要な業務(データのまとめ作業、紙資料のデータ化など)でお困りでしたら弊社作業代行サービス【OutWork】をお勧めしておりますのでご検討いただけると幸いです。